资产管理工作的重要环节——固定资产档案管理

一、引言

近日，国务院办公厅印发《关于推动疾病预防控制事业高质量发展的指导意见》，描绘了我国疾控事业发展的新蓝图。新时代疾控中心正着力构筑强健的公共卫生体系，全面提升疾病防控能力，强化疾控机构核心能力建设。在此发展机遇下，疾控中心仪器设备类固定资产投入大大增加。仪器设备是疾控中心实验室能力提升与科研工作开展最坚实的物质保障。疾控中心固定资产数量多、种类杂、价值高，重视并强化疾控中心固定资产档案管理，完整记录资产从购置、入库、使用、维修、调拨、处置、清查全生命周期的重要信息，有利于单位系统掌握资产总量及使用情况，提高资产利用率，实现资产优化配置。

二、疾控中心固定资产档案管理工作的意义

1.疾控中心高质量发展的内在要求。

2024年全国卫生健康工作会议提出，推进疾控体系高质量发展。疾控体系是保护人民健康、保障公共卫生安全、维护经济社会稳定的重要保障。推进疾控体系高质量发展，重点要在明职责、建机制、提能力上下功夫。固定资产档案记载了疾控中心各类固定资产的全套资料，包括固定资产的使用过程和优秀成果，为疾控中心检验检测能力的提升、质量管理体系的完善、生物安全管理的落实提供丰富的档案资料。当前，各地疾控中心建设正如火如荼开展。从固定资产档案资料中获得相应的历史借鉴，规范、全面地归档在建工程固定资产投资项目档案，为高水平疾控机构建设夯实基础，为构建强大的公共卫生体系夯实中坚力量。

2.发挥固定资产档案实用价值。

为落实“过紧日子”的政策要求，加快资产资源共享共用，近年来安徽省相继出台了省级政府公物仓管理、大型仪器设备开放共享平台等政策。对疾控中心固定资产档案资料进行全面、系统的管理，是掌握各类固定资产功能、提高国有资产使用效率的重要前提。结合存量资产实现资源优化配置，避免资源重复配置，从而减少资产配置的盲目性，促进疾控事业可持续健康发展。

3.完善内部监督的重要手段。

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确指出，档案资料在业务指导、监督监管等方面应向更宽广的领域进行延伸，更全面地发挥作用。及时对固定资产档案资料进行收集、管理和检查，准确掌握疾控中心各类固定资产使用情况，查找不规范使用现象并及时纠错和总结，为疾控机构内部监督工作的完善、为实验室管理体系的优化提供支持。结合固定资产档案管理的新问题、新要求，及时出台适应单位实际、便于操作的固定资产管理制度，使固定资产管理有章可循，利于形成可靠的资产资料。疾控中心固定资产档案资料凝结着疾控发展的历史资料，应当加强档案监督，提升档案管理的总体质量，为疾控中心决策提供重要参考和数据支撑。

三、疾病预防控制中心固定资产管理现状

1.责任主体缺位、归档主体分散。

安徽省内各疾控中心普遍呈现资产管理主体职责不清、资产使用部门众多、管理部门分散的问题。经调研，部分市级疾控中心仪器设备档案和固定资产管理归口总务科，中心档案管理归口办公室；或仪器设备档案、中心档案管理归口办公室，固定资产管理归口总务科；抑或仪器设备档案、中心档案管理、固定资产管理均归口办公室。部分县级疾控中心仪器设备档案归口检验科、固定资产管理归口行政科、中心档案管理归口办公室。安徽省疾控中心的财务科、行政科、药械科、基建办、档案等部门都是固定资产全生命周期管理中的一环。

总体而言，固定资产档案管理与固定资产管理是密不可分的。但安徽省内多家疾控中心呈现出资产管理与档案管理相分离的管理模式。疾控中心各业务科室根据项目资金安排时常需购入相关固定资产，也会接收上级部门分配项目内的仪器设备。但各部门之间缺乏畅通的沟通机制，导致形成信息壁垒。固定资产档案管理中责任主体对归档文件的收集处于被动状态，资料收集不及时、更新不完整、信息不全面，无法全面反映疾控中心固定资产的来源、存量、分布及使用状况，一定程度上影响了疾控中心固定资产档案管理的质量，不利于落实固定资产精细化、过程化、系统化的管理理念。

2.固定资产档案管理队伍不健全。

固定资产档案管理与固定资产管理密不可分，固定资产档案管理既涉及资产，又关系到档案，是复合型工作。而疾控中心普遍面临资产档案专兼职人员配置不齐的问题，兼具财务、资产、档案、信息化等综合素质的人才缺乏。“重资金，轻资产”的思想也导致资产档案管理人员的岗位责任意识不强，人员流动频繁。管理队伍的不健全直接影响了固定资产的验收入库、分配使用、维修保养、调拨借用、处置评估、定期清查等静态档案的记录与整理。

以安徽省疾控中心固定资产管理为例，中心内部已明确各科室固定资产管理员名单，负责所在科室的资产购入、领用、调拨、维修、处置、清查等工作职责。资产验收入库时需要归档运输材料、开箱单据、设备验收单、调试安装报告、设备使用说明书等资料；资产发生处置时需要在OA办公系统发起资产处置流程，提交设备报废鉴定报告；资产对外调拨时需提供调入单位的接收证明。鉴于疾控中心从事固定资产管理人员流动性较大，新任资产管理员一方面没有快速掌握所在部门资产情况，另一方面没有按照资产管理部门要求办理资产变动手续，导致职工更换或者调拨设备往往带有随意性，固定资产档案管理质量不佳，固定资产档案数据的真实性、准确性受到影响，档案的实用价值大大降低。

3.固定资产档案信息化的局限性。

疾控中心固定资产档案管理平台之间存在信息壁垒，具体表现为：

（1）资产管理系统与档案管理系统的信息壁垒。资产管理系统以资产卡片为主要形式实现对资产的登记、查询、统计等业务管理，但电子文件的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件地位，在较长时间内纸质文件和电子文件还会继续并存。安徽省疾控中心全生命周期固定资产管理是依托中心OA系统与财政资产管理系统结合的方式完成。财政资产管理系统记录固定资产档案的第一手资料，包括资产的名称、型号、价值、使用人、使用部门、入账日期、存放地点等关键信息。一物一卡，建立资产卡片电子数据。

OA系统面向全体职工实现固定资产动态管理要求，对固定资产申请、审批、购置、领用、调拨、维修、归还、处置等过程动态监管。资产管理系统可以实现固定资产档案的智能搜索及数据挖掘，而档案管理系统不具备资产过程管理功能及固定资产档案数据自动抓取功能。两者也没有实现系统的兼容与数据的对接，需要固定资产管理人员将档案资料进行数字化处理后导入档案管理系统，才能实现数据同步。然而档案管理系统中纸质档案电子化便利性不够，而固定资产档案中的说明书、招标采购备案资料装订较厚，扫描难度大，大大增加了固定资产档案管理人员的工作量，使得多数单位要么对纸质档案的电子化归档偷工减料，要么仍停留于纸质文件归档阶段，无法一一对应电子档案。而数以万卷的存量固定资产档案数字化工作更是难以推进。

（2）资产系统与单位财务管理系统的信息壁垒。固定资产档案管理与财务管理是密不可分的整体。坚持资产管理与预算管理相结合、资产管理与财务管理相结合、实物管理与价值管理相结合的原则。实行“统一管理、层层负责、管用结合、相互制约”的管理体制。从资产购入、使用到处置实行全过程动态管理，有利于全面掌握单位的资产存量、结构、效用和状态。目前安徽省级资产管理系统已全面嵌入安徽省预算管理一体化系统，但是资产管理系统与财务管理系统打通还存在“最后一公里”的距离。

固定资产档案管理基于固定资产全生命周期管理期间产生的文件，以文件生命周期理论为基础，从文件的形成到处理、鉴定、整理、编目、保存或销毁，都与财务管理息息相关。在资产购入环节需要预算的批复、资产入账环节需要财务提供记账凭证、资产处置环节需财务足额上缴资产处置收益、资产清查环节需要与财务对账，确保账账相符、账实相符。但资产管理系统与财务管理系统数据的核对，目前还需固定资产管理员与财务手工对账，核数额、找差异，产生的固定资产管理档案均需手动整合，且以纸质材料为主，信息化归档程度低。

四、新时代疾控中心固定资产档案管理路径分析

1.加强疾控中心档案管理制度建设。

（1）加强固定资产档案管理组织保障。档案是过往工作经验与教训的真实记录，是最真实的第一手参考资料，为疾控中心的学术研究、实验开展、行政管理提供重要参考。疾控中心档案管理部门要拟定档案管理工作发展规划，以完善的工作制度作为开展档案工作的行动指南。完善资产档案责任主体和归档主体的权责制度约定，明确疾控中心各层级资产管理资料的权责划分，明确标准流程。档案的收集部门要按照不同门类档案的形成规律、特点及档案管理部门制定的流程规范完成材料收集。规定时效性，限定时间移交档案管理部门。减少因资产动态管理导致的资产档案材料的失真，提高资产管理效能。档案管理部门接收档案后需核实档案资料的完整性、真实性和有效性，鉴定保存价值和保密等级，做好档案后续的保管和利用。

（2）遵循档案管理性质，保持档案工作的系统性、安全性、科学性。档案管理的科学性是指档案工作是一项科学性的工作，档案工作的各个业务环节都有一套科学的工作原则和方法。而且档案工作的组织也要科学化，要运用档案学各门学科知识来管理档案、采用现代科学技术手段管理档案、依据档案工作规章制度管理档案。固定资产档案管理作为科技档案的类别，其科学性还体现在专业性要求上。档案工作者不仅要具备档案管理理论与方法，还要求掌握较为完整的科技专业理论知识体系以处理专业性较强的科技档案资料，使档案管理工作逐步走向规范化、科学化轨道。

档案管理的系统性要求，在单位的档案管理制度中明确归档范围的界定与保管期限的划定。在档案的收集、整理、移交、保管、利用及鉴定销毁等各个环节落实工作责任，全面规范档案管理各个环节的工作。

档案管理的安全性可以分为档案载体（物理）的安全和档案内容、数据的安全。档案载体安全是指对纸张质量、纸张破损、保管环境、传递过程安全等都有技术指标。建立库房管理体系，做好库房温湿度监测和调节，达到最优保存条件。制定档案管理工作应急预案，以应对重大突发事件。档案内容数据安全性要求建立档案保密制度。档案数据必须经过审批才能对外提供。档案内容数据需经过审批才可以更改。档案销毁及延期留存必须执行严格的鉴定程序。

2.加快档案管理信息化，实现高质量发展。

当前，推动疾控机构高质量发展步履不停，应抓住建立多点触发、反应快速、权威高效的监测预警体系和机制的关键期。将疾控中心档案管理信息系统嵌入监测预警体系内，开发与信息化建设相适应的档案信息化管理系统，提高档案管理效率。按照“资源整合、智能技术、共享共建”原则,借助于大数据、云计算、深度学习、人工智能等技术手段,将传统的监测技术与信息智能分析技术充分结合,建立智能化预警多点触发机制,打通部门信息壁垒,多源头采集数据。一方面，实现快速抓取档案信息。将档案管理系统与资产系统、财务系统集成，将散落在各系统内的有价值的档案资源整合到档案管理系统，并通过计算机系统字段、数据等设计，进行“四性”检测，自动生成档号，开发辅助编研、统计等功能，减少人工操作失误。在固定资产档案的接收、分类、整理、储存和统计环节实现数据一次录入，信息自动识别整合，随时可共筛选使用。另一方面，细化档案鉴定功能。通过档案管理系统实现归档资料缺项报警提示。对已达到保管期限的档案，鉴定其保存价值，并给出处理意见。自动开展档案信息的检索，深度挖掘档案资料中有价值的信息，以此构建信息资源平台，助推疾控事业发展。

3.建立高素质的档案管理队伍。

积极开展继续教育培训和人才引进工作，提高固定资产档案管理队伍的业务水平。通过参加培训或引进人才等方式培育一批集信息技术、资产管理、档案管理、财务管理知识于一体的复合型人才，为疾控中心固定资产档案管理工作的提升提供相应的人才支持。夯实固定资产档案管理人员的业务基础，要求专兼职档案员掌握必要的固定资产验收报告、调拨手续、成本明细、发票识别和处置手续等管理办法。保证纸质档案与电子档案对应，不断做好基础性的管理工作。引导档案员主动适应档案管理软件，围绕固定资产管理软件高效管理档案。制定针对性的培养计划，选派专兼职档案员参加培训，及时学习先进的档案管理经验和工作方法。从档案的收集、整理、移交、保管、利用及鉴定销毁等方面制定资产档案管理人员工作考核体系，纳入年终绩效考核体系，激励档案管理人员增强档案管理意识，逐步提高中心档案管理队伍的综合能力，使其在档案管理中发挥专业作用。

随着我国公共卫生事业的不断发展，结合新时代需求的变化,疾控中心固定资产档案管理人员需要构建完善的动态档案管理系统，适时地对固定资产档案管理方法进行合理调整。通过档案管理手段的多元化、信息化、精细化，构建固定资产档案管理新模式，在疾控事业发展中展现更大价值、发挥更大作用。

（来源：行政事业资产与财务）